Как планировать свое рабочее время

13 Мар 2013 |

Как часто, придя с работы, вы буквально «падаете» от усталости на диван и все время задаетесь одним и тем же вопросом: что же заставило вас так сильно устать? Скорее всего, это все из-за того, что вы еще полностью не научились планировать свое рабочее время. А между тем, это очень важно, ведь четкий план работы позволяет успеть гораздо больше дел.

По статистике, среднестатистический работник продуктивно использует лишь 20% своего рабочего времени. Тогда большая загадка, на что же тратится остальные 80%? Отгадка проста: очень много времени тратится на незначительные дела, такие, как проверка почты, разговоры по телефону, отыскивание нужных документов и т.д. Попробуйте ради эксперимента хотя бы пару дней записывать поминутно, куда вы потратили свое время. Вы удивитесь, как много минут ушло впустую.

Выделите главные дела

Чтобы совсем не потонуть в водовороте разных дел, научитесь расставлять приоритеты. Всегда существуют те дела, которые нужно выполнить как можно скорее и те, которые могут подождать. Старайтесь самое важное выполнять всегда по утрам, тогда остаток дня будет менее напряженным. А по мнению психологов, чувство того, что вы сделали самое важное, придаст вам ощущение успеха до самого окончания рабочего времени.

Придерживайтесь своих биологических часов

Этот совет скорее подойдет тем, кто может позволить себе более менее свободный график работы. Дело в том, что каждый человек устроен по-своему и кто-то более активен рано утром, а кто-то – ближе к вечеру. Старайтесь выполнять самые объемные дела именно в пик своей активности, а остальное время посвящайте менее значительным занятиям, таким, как проверка почты, перебирание документов и т.д.

Для тех людей, которые не могут точно определить свой биологический ритм, психологи предоставили среднюю статистику: большинство людей испытывают пик работоспособности с 9.00 до 12.00, а затем с 16.00 до 18.00. В это время лучше проводить собеседования, готовить важные документы и т.д.

Используйте свои личные дедлайны

Дедлайном называют тот конечный срок, в который необходимо сдать работу. Так как дедлайн – это обычно нервотрепка и суета, то старайтесь выполнять всю работу заранее. Тогда вы не будете переживать за то, что что-то не успели, да и чувствовать себя будете спокойно, зная, что все готово. Как итог – меньше стресса, продуктивнее работа. Сказал шеф выполнить отчет к среде, а вы постарайтесь закончить его хотя бы к вечеру понедельника.

Смотрите почту по расписанию

Это, казалось бы, простое занятие на самом деле отнимает очень много времени. Пока вы откроете папку «Входящие», прочитаете каждое сообщение, затем несколько минут уйдет на то, чтобы придумать ответ. В итоге – уйма потраченного времени. Кроме этого, проверка почты очень отвлекает от основных дел и затем вам уже сложнее будет сконцентрироваться. А деловая женщина не может позволить себе тратить половину своего рабочего дня на все это. Поэтому возьмите себе за правило проверять почтовый ящик не более двух раз в день и тратьте на каждую проверку не более 30-ти минут.

Не забывайте про отдых

В крайности впадать тоже не нужно, ведь от того, что вы будете вкалывать целый день без передыху, пользы будет немного. Вскоре вы просто выдохнетесь, и вам все надоест. А что может быть хуже надоевшей работы, на которую ноги просто сами не идут? Поэтому возьмите себе за правило регулярно отдыхать. Не нужно тратить свой обеденный перерыв на рабочие дела, жертвуя своим здоровьем и нервами. Обед – значит обед.

Также каждый час отвлекайтесь от работы всего на 5 минут, но этот маленький промежуток отдыха придаст вам сил. Следуйте одному секрету: если вы работаете сидя, то отдыхайте стоя. И наоборот. Помните, что утомленный человек работает гораздо хуже того, кто полон сил, поэтому не пренебрегайте отдыхом. Так как планировать свое рабочее время бывает сложно, установите на компьютер таймер, который будет напоминать вам каждый час о том, что пора немного передохнуть.

* Текст комментария
* Обязательные для заполнения поля